¿Que es la administración de proyectos?
Antes que nada debemos de definir que es administración y que es un proyecto:
“Administración es el proceso de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de recursos para lograr objetivos”.
Otra definición es la de koontz “La administración es el proceso de diseñar y mantener un ambiente en el cual las personas, trabajando juntas en grupos, alcanzan con eficiencia metas seleccionadas”. Entonces podemos definir a la administración como el proceso de organizar, planear, dirigir y controlar; actividades y recursos con el fin de lograr un objetivo.
Ahora definimos que es un proyecto “un proyecto es una organización de gente dedicada a un propósito u objetivo especifico”.
Habiendo definido los conceptos de administración y de proyecto podemos decir que: “La administración de proyectos es la aplicación del enfoque de sistemas para la administración de tareas tecnológicas complejas o de proyectos cuyos objetivos se establecen explícitamente en términos de tiempo, costos y parámetros de realización”.
Después de haber visto la definición de administración de proyectos podemos dar nuestro punto de vista acerca de que es la administración de proyectos; La administración de proyectos es la forma de planear, organizar, dirigir y controlar una serie de actividades realizadas por un grupo de personas que tienen un objetivo especifico; el cual puede ser (crear, diseñar, elaborar, mejorar, analizar, etc.) un problema o cosa.
Un sistema de información se define como “Un sistema computacional que provee al ejecutivo acceso fácil a información interna y externa al negocio con el fin de dar seguimiento a los factores críticos del éxito”.
Un sistema de información a ejecutivos (IES) ayuda a estos a organizar sus interactividades proporcionando apoyo de gráficos y comunicaciones en lugares accesibles tales como salas audiovisuales y oficinas personales corporativas. Aunque los sistemas de información de ejecutivos se apoyan en los sistemas de operaciones transaccionales y sistemas de información gerencial por la información que estos le ofrecen, los sistemas de información de ejecutivos ayudan a los ejecutivos a solucionar problemas no estructurados creando un ambiente que ayude a pensar acerca de los problemas estratégicos de una manera informada.
El trabajo cambia drásticamente cuando el gerente llega a la cima, por lo que el gerente debe ser capaz de enfrentar el desafío. Los gerentes de nivel más alto recibirían toda su información de los subsistemas funcionales, y estos ejecutivos tendrían que analizarla y sacar de ella los datos hasta tenerlos en una forma que les proporcione la adecuada información para la toma de decisiones.
“La información se origina tanto dentro de la compañía como en su entorno. Generalmente se acepta que la información del entorno es especialmente importante en el nivel más alto.”
¿Qué es un ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información?
“Es el conjunto de actividades que los analistas, diseñadores y usuarios realizan para desarrollar e implantar un sistema de información”. A continuación se muestra las etapas del ciclo de vida de desarrollos de sistemas según el autor Seen james son las mas adecuadas en el desarrollo de sistemas.
Investigación preliminar
La investigación preliminar es la primera etapa dentro del ciclo de vida para el desarrollo de sistemas de información. Esta comienza con la formulación de una solicitud ya sea por parte de un usuario o un gerente de un departamento que haya detectado una necesidad de mejoramiento de un sistema o que haya la necesidad de automatizar una serie de actividades.
Ciclo de vida de un proyecto
Los proyectos tienen un ciclo de vida que implica un crecimiento gradual conforme se establecen las necesidades y se desarrollan las características del trabajo, una completa implantación a medida de que se realice el trabajo y conclusión de las fases conforme se complete el trabajo el proyecto llega a su final.
“La administración de proyectos enseña que para alcanzar el objetivo deseado del proyecto se debe seguir un proceso especifico. El proceso se conoce como ciclo de vida”.
La investigación preliminar consta de tres partes:
a. Aclaración de la solicitud
b. Estudio de factibilidad
c. Aprobación de la solicitud
Aclaración de la solicitud
Muchas solicitudes que provienen de usuarios o gerentes de departamentos (por ejemplo: ventas, producción, contabilidad, etc.) no están formuladas de manera clara, estas no tienen los fundamentos necesarios, como para considerarse una solicitud de proyecto es por eso que se debe determinar con precisión lo que realmente el usuario es lo que desea.
Hay ocasiones que el usuario sabe que es lo que quiere pero no sabe interpretarlo por eso es necesario realizar una pequeña entrevista con el o hacer una llamada telefónica.
El grupo de trabajo va a depender de tamaño de acuerdo al proyecto que va a desarrollarse.
Formulación del equipo de trabajo.
Todo grupo debe contar con un líder de proyecto, un analista de sistemas y un programador o programadores.
Líder de proyecto
Un líder de proyecto es la persona encargada de aprobar la propuesta o solicitudes de proyectos a llevarse a cabo, el líder del proyecto se encarga de entregar la propuesta una vez aprobada por el, a los directivos con el fin de obtener los recursos ya sea económicos y materiales para el inicio del proyecto. El líder de proyecto se compromete a entregar el sistema de información en la fecha pactada, el líder de proyecto administra las actividades del grupo de trabajo, verifica y controla las actividades que han sido calendarizadas por él y el analista de sistemas para llevar a cabo una buena administración de proyectos.
Analista de sistemas
Es el encargado de hacer todo lo concerniente al análisis del problema apoyándose en la aplicación de cuestionarios, entrevistas y observación directa para determinar las causas concretas del problema y poder proponer soluciones adecuadas a este.
El analista de sistemas realiza el bosquejo de la base de datos (estructura de las tablas de la base de datos, diccionarios de datos) así como también se encarga del desarrollo de procedimientos y algoritmos apoyándose en herramientas como diagramas de flujo de datos, el analista también es el encargado de realizar la Interfaz del usuario. Para después ofrecer toda esta información al programador para su posterior codificación.
Programador
Es la persona encargada de la codificación de procedimientos y algoritmos que fueron entregados por el analista de sistemas, cabe mencionar que el programador mantiene una estrecha comunicación con el analista de sistemas, ya que el analista de sistemas apoya y asesora al programador en la codificación de los módulos del sistema de información.
El programador además de codificar también tiene a su cargo la prueba de los módulos codificados con el fin de encontrar errores lógicos y físicos para su resolución. Una vez realizada las pruebas a los módulos ya codificados y resuelto los errores tanto lógicos como físicos y sabiendo de antemano que todo funciona como uno quiere; el programador tiene a su cargo la elaboración del manual del sistema con la accesoría del analista de sistemas; el cual contendrá todos los procedimientos, diagramas de flujo de datos y formas de codificar el sistema con la explicación detallada del por que fue codificado así dicho módulo o módulos.
Determinación de la factibilidad
Una vez ya establecido el grupo de trabajo se procede a determinar la factibilidad del proyecto que anteriormente ha sido aprobado.
La factibilidad es conocer si un proyecto puede no realizarse. En esta etapa se conocen los recursos financieros con los que se cuentan para el proyecto, se establecen presupuestos totales y se hace una organización preeliminar. Se aplican estudios de factibilidad para saber si se puede resolver el problema o no; al termino de esta etapa hay una decisión formal de continuar o no continuar con el proyecto.
4. Factibilidad técnica.
5. Factibilidad económica.
6. factibilidad operacional.
La factibilidad técnica
Se refiere a que el proyecto pueda realizarse con los recursos técnicos con que cuenta la empresa como son: el equipo que se cuenta, la tecnología existente de software y el personal disponible; se hacen cuestionamientos ¿Se necesita mas tecnología de software?, ¿Cuál es la posibilidad de desarrollar el proyecto?, ¿Qué tiempo se llevara el proyecto hasta su implantación?.
Factibilidad económica
La factibilidad económica se refiere a los beneficios que traerá la realización del proyecto. Se deben de hacer una serie de cuestionamientos para poder saber si es factible el desarrollo del sistema económicamente “¿Los beneficios que se obtienen seran suficientes para aceptar los costos?, ¿Los costos asociados con la decisión de no crear el sistema son tan grandes que se debe aceptar el proyecto?”.
Sin duda este aspecto es el más importante en las empresas ya que los gerentes muchas veces no están dispuestos a solventar estos costos cuando no hay los suficientes fundamentos que los convenzan de que es necesario la realización del proyecto por los beneficios ya sea tanto económicos como de calidad y rapidez en la ejecución de actividades que se podrán realizar en menos tiempo.
La factibilidad operacional
Este ultimo aspecto trata de la utilidad del sistema una vez ya desarrollado e implantado en la empresa, ¿Será utilizado el sistema?, ¿Existirá cierta resitencia al cambio por parte de los usuarios que de cómo resultado una disminución de los posibles beneficios de la aplicación?
El estudio de la factibilidad es realizado por lo regular por una o dos personas que tiene conocimiento en técnicas de sistemas de información son casi siempre analistas de sistemas.
Hay que recordar que los tres estudios de factibilidad deben ser aprobados para poder aceptar el proyecto como un proyecto factible.
Diseño
Es muy parecida a la etapa de factibilidad en la que se refiere a la organización y a la administración pero en esta se detalla mejor el presupuesto, la calendarización y el financiamiento que le otorgan al proyecto.
Producción
Se realiza en todas las actividades concernientes a la creación del proyecto. Hay que decir que esta etapa se caracteriza por ser totalmente diferente a las demás ya que las anteriores la fase de factibilidad y la fase de diseño son orgánicas y de carácter evolutivo, mientras que la fase de producción es de alto grado mecanicista.
Planeación y control de actividades
Todas las fases de desarrollo de sistemas de información involucran muchos tipos de actividades diferentes que juntos forman un proyecto. El líder del proyecto debe administrar el proyecto cuidadosamente para que llegue a ser un proyecto exitoso. La administración de proyectos involucra todas las tareas generales de planeación y control.
La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo para análisis de sistemas, la asignación de los miembros del equipo a los proyectos adecuados, la estimación del tiempo requerido para completar cada tarea y la calendarización del proyecto para que las actividades sean terminadas en forma ordenada.
Algunas tecnicas son para la realizacion del calendario muy sencillas y no muestran la interrelación entre las actividades son el diagrama de hitos, los diagramas de Gantt. Para mostrar dicha interrelación, se hace necesario el análisis de las redes de precedencia por medio de la técnica PERT.
Culminación y puesta en marcha
En esta etapa se hacen pruebas finales al proyecto realizado. También se da mantenimiento periódicamente verificando que no tenga fallas lógicas.
La administración de proyectos ha evolucionado como un nuevo campo con el desarrollo de dos técnicas analíticas para la planeación, programación y control de proyectos. Tales son el Método de Ruta Crítica (CPM) y la Técnica de Evaluación y Revisión de Proyectos (PERT). Las dos técnicas fueron desarrolladas por dos grupos diferentes casi simultáneamente (1956-1958). El CPM fue desarrollado por E.I. du Pont de Nemours & Company como una aplicación a los proyectos de construcción y posteriormente se extendió a un estado más avanzado por Mauchly Associates. El PERT, por otra parte, fue desarrollado por la Marina de Estados Unidos por una organización consultora con el fin de programar las actividades de investigación y desarrollo para el programa de misiles Polaris.
Los métodos PERT y CPM están básicamente orientados en el tiempo en el sentido que ambos llevan a la determinación de un programa de tiempo. Aunque los dos métodos fueron desarrollados casi independientemente, ambos son asombrosamente similares. Quizá la diferencia más importante es que originalmente las estimaciones en el tiempo para las actividades se supusieron determinantes en CPM y probables en PERT. Ahora PERT y CPM comprenden realmente una técnica y las diferencias, si existe alguna, son únicamente históricas. En adelante, ambas se denominarán técnicas de “programación de proyectos”.
4.2 Elaborar el plan de trabajo de un proyecto de desarrollo y aplicacion de software en las empresas en forma colaborativa, definiendo sus actividades, precedencias y recursos requeridos asi como su representacion grafica mediante tecnicas de CPM Y PERT, para tener una visdion general de los compromisos a cumplir durante su implementacion.
Antecedentes de redes.
Gráfica de Gantt: planear, programar, controlar actividades de un proyecto.
CPM. Objetivo: Reducir costos
PERT. Objetivo: Evaluar la probabilidad de concluir el proyecto dentro de cierto tiempo.
FASES REQUERIDAS PARA REALIZAR UN PROYECTO.
I. Planeación y programación.
1. Definición del proyecto.
2. Lista de actividades.
3. Definir el orden de las actividades.
Elaborar la matriz de precedencias o secuencias.
4. Estimar tiempo y costo de cada actividad.
5. Evaluación de la factibilidad del proyecto.
6. Se define el tiempo y costo óptimos del proyecto usando CPM.
II. Ejecución y control.
1. Selección de personal
2. Definir instrucciones.
3. Controlar avances.
4. Implementar medidas correctivas
Técnica PERT
Datos de entrada requeridos en PERT
Al usar el enfoque PERT el analista debe proporcionar los siguientes datos de entrada:
1. Una lista de las actividades que integran el proyecto.
2. Los predecesores inmediatos de cada actividad
3. La duración esperada de cada actividad. Usando t= (a+4m+b)/6
4. La desviación estándar de la duración de cada actividad. Usando (b-a)/6
El procedimiento de estimaciones PERT usa la estimación pesimista, la más probable y la optimista del tiempo de actividad para obtener el valor esperado y la desviación estándar de cada actividad. La desviación estándar se necesita sólo si el analista desea conocer inferencias probables relativas a la conclusión del proyecto en una fecha determinada. El análisis usa los datos de ingreso anteriores para:
Resultados PERT
1. Calcular la ruta crítica.
2. Calcular el tiempo mínimo esperado en el que se puede concluir el proyecto.
3. Presentar los valores de holgura de cada actividad, junto con la fecha esperada más lejana en que una actividad cualquiera puede empezar (o terminar) sin retardar el proyecto.
4. Calcular la probabilidad de que la ruta crítica actual se termine antes de una fecha especifica si se proporcionan los estimados de la desviación estándar.
Si el proyecto no puede concluirse (o es probable que así sea) en la fecha deseada, debe redefinirse, ya sea mediante:
PERT y Planeación
1. Análisis estratégico, en el que la red del proyecto se modifique introduciendo nuevas actividades o cambiando las relaciones entre las existentes, o
2. Análisis táctico, en el que se cambien los tiempos de actividad mediante la aplicación de recursos adicionales.
PERT y Control
Concluyamos con la observación de que PERT no es sólo un sistema de planeación. Se advierte que también puede usarse para monitorear el progreso del proyecto. El administrador puede comparar los tiempos efectivos de las actividades conforme ocurran, con los que se usaron en los procesos de planeación. Por ejemplo, Si la actividad B toma 6 o 7 semanas en vez de las 5 proyectadas en el diagrama de red, el gerente sabría que el plan está fuera de tiempo. Esto le daría la oportunidad de arreglar la asignación de más recursos a algunas otras actividades de la ruta crítica, en un esfuerzo por acortar la actividad y tener la esperanza de alcanzar la meta global deseada.
La identificación de la ruta crítica y el reporte puntual dan al administrador una poderosa herramienta para trabajar con el difícil problema de expresar en un programa un proyecto complicado.
